Guide Action

1.Aide générale

Afin d’utiliser l’aide de Action, il faut en premier ouvrir une fenêtre d’un menu, et en suite faire le bouton F1 de votre clavier, pour ouvrir la fenêtre d’aide associée.

Si vous faites F1 lors que vous êtes dans une « grille principale » (c.-à-d. l’affiche de Action avant d’ouvrir une fenêtre), cette fenêtre actuelle s’ouvrira (i.e., Action Aide – Information Générale).

S’il n’y a pas de fenêtre a ouvrir, vous pouvez cliquer sur le bouton « Index » (à la droite du bouton « Contents »), en suite utiliser le champ « Type the first few letters of the word…. » pour inscrire le mot que vous cherchez ; la liste dans la section 2 en-dessous de ce champ affichera le résultat de la recherche. Cliquez sur « Display » quand vous avez trouvé le sujet désiré.

Vous pouvez aussi utiliser le « Find » (bouton à la droite de « Index ») pour voir une liste de mots clé pour aider a votre recherche. Cliquez sur « Display » quand vous avez trouvé le sujet désiré.

2.Clients

La consultation client vous permet de voir la liste de « vos » clients assignés et de colsulter tout ce qui est inhérent à ce client, ventes, commandes, propositions, paniers, mémos, statistiques, etc.

Le bouton « Historique »  sert à imprimer une liste de toutes les transactions du client, avec un sous-total par période fiscale et un grand total à la fin.

« Solde » : cet onglet affiche les transactions impayées ou partiellement payées (la colonne « Solde » indique le Net de la Vente, moins toutes recettes); Cliquez sur la case « Solde/Transactions à zéro » pour inclure les transactions dont leurs solde est à zéro ; cliquez sur le bouton pour voir les détailles de la transaction.

« Histo » : affiche toutes les transactions historiques enregistrées

« Archives » : affiche toutes les transactions historiques

« Cheque » : un écran divisé en 2 sections (haut/ bas), indiquant les recettes encaissées dans une section et les factures payées par
les dites recettes dans l’autre section (vous avez le choix de l’ordre d’affiche)

« Graph » : affiche une perspective graphique des transactions du client

« Soum » : affiche les soumissions actives ou historiques, créés dans le module Inventaire

« Comm » : affiche les commandes actives ou historiques, créés dans le module Inventaire

« Ventes » : affiche les ventes actives ou historiques, créés dans le module Inventaire

2.1.Contacts

2.2.Succursales

3.Ventes

Le cycle de vente @Action débute avec un PANIER (si nécessaire). Considérez un PANIER comme étant un projet de soumission. Il n’a aucune incidence sur les chiffres, l’inventaire ou le crédit. Un PANIER peut être en développement indéfiniment sans affecter quoique ce soit.

Vous pouvez créer une soumission client utilisant UNE des 4 façons suivantes :
1) Utiliser le bouton « Importation » pour choisir entre :

a) un panier déjà existant pour ce client
b) une soumission client archivée/historique
c) une commande client historique
d) une facture client historique (Pour reproduire une transaction récurante per exemple)

3.1.Panier

TEST

3.2.Soumissions

La soumission est une proposition effectuée au client à titre informatif. Elle vous permet aussi de conserver toutes les informations relatives fournies à un client selon leur demande et leurs besoins.

La soumission peut être créée ou consultée.

Toutes nouvelles informations (nouvelle adresse, nouveau numéro de téléphone…) concernant le client peuvent être inscrites dans la soumission. Les informations se mettront automatiquement à jour dans le fichier du client.

CRÉATION D’UNE SOUMISSION

  1. Menu  »INVENTAIRE »
  2. Menu  »CLIENT »
  3. Menu  »SOUMISSION »
  4. Utilisez le bouton  »PAGE BLANCHE » pour créer une nouvelle soumission
  5. Onglet  »EN-TÊTE »
    • Numéro : un numéro de soumission est attribué automatiquement
    • Vous pouvez créer une soumission en utilisant l’une des options suivantes :
      • Bouton importation : importez une soumission archivée ou une soumission, une commande ou une facture qui sont dans l’historique
      • Remplir les champs manuellement
    • Panier : importer un panier
      • utilisez n’importe quelle touche du clavier pour obtenir le menu déroulant des paniers enregistrés OU
      • entrez manuellement un numéro de panier
    • Numéro de PO : ???
    • Date : entrez la date manuellement ou double-cliquez pour obtenir le menu des dates
    • Description : attribuez une description à la soumission
    • Validité : ???
    • Statut : À DÉTERMINER
    • État : déterminez l’état de la demande
    • Source : indiquez d’où proviennent les coordonnées du client
    • Projet ???
    • Client : indiquez à quel client la soumission est faite – l’adresse de facturation s’affiche automatiquement
      • utilisez n’importe quelle touche du clavier pour obtenir le menu déroulant des clients déjà créés OU
      • tapez  »-XXXXX » et entrez des informations personnalisées
      • À NOTER : un numéro de client sera obligatoire pour transformer une soumission en commande
    • Facturation : le nom du client et l’adresse de facturation peuvent être changé manuellement ?????
    • Livraison : indiquez l’adresse de livraison du client
      • Même : l’adresse de livraison est la même que l’adresse de facturation
      • Client : permet de choisir l’adresse d’un autre client
      • Autre : une adresse peut être entrer manuellement
      • Menu ‘Adresse’ : sélectionnez une adresse différente OU créez une succursale
    • Contact : sélectionnez un contact dans le menu déroulant – le numéro de téléphone s’affiche automatiquement
    • Livraison : choisissez un mode de livraison dans le menu déroulant
    • Numéro client ? : indiquez le numéro de compte du transporteur du client s’il y a lieu
    • Vendeur : le nom de l’usager qui a fait la soumission s’affiche automatiquement
    • Vendeur externe : sélectionnez le vendeur associé
    • Entrepôt : choisissez votre entrepôt ???
    • Commis : le nom de l’usager qui a fait la soumission s’affiche automatiquement
    • Taxation : l’information se met à jour automatiquement selon l’adresse de facturation
    • Devise : l’information se met à jour automatiquement
    • Département : ???
    • Termes : choisissez le terme de paiement dans le menu déroulant
  6. Onglet  »DÉTAILS »
    • Item : sélectionnez l’item soumissionné
      • utilisez les jumelles et faites la recherche avec les critères demandés OU
      • tapez un terme dans la ligne respective – plus il y a d’informations entrées, plus la recherche sera précise ?? OU
      • tapez -XXXXX pour entrer un item qui n’est pas dans l’inventaire – toutes les données devront être entrer manuellement
      • inscrivez  »?note » pour inscrire une note qui peut être vue seulement à l’interne et qui ne sera jamais imprimée
    • Cmd : entrez la quantité
    • Date de renouvellement : inscrivez par exemple une date d’expiration d’une licence ou d’une garantie – cette information  se retrouve dans le menu INVENTAIRE / CLIENTS / RENOUVELLEMENTS et peut être consultée en tout temps par l’usager
    • Item BUILT-IN ?????
    • Disponibilité : inscrivez l’information sur la disponibilité de l’item, ainsi que la date attendue s’il y a lieu – les données à jour sur l’inventaire sont indiquées dans le carré gris
      • Cliquez sur le bouton  »XML » pour faire une recherche chez les fournisseurs
    • Réclamation : indiquez si la soumission peut être associée à une réclamation
    • Dans le carré blanc : ???
    • Prix spécifique : déterminez le prix à lequel vous soumissionnez le produit ainsi que sa période de validité – la ligne est d’une couleur différente pour confirmer que c’est un prix spécifique
    • Bouton  »ITEM » : accès ou non au vendeur pour modifier les infos ?
    • Bouton  »CON ITEM » : consultez les informations d’un item
    • Bouton  »H VENTES » : visualisez l’historique des ventes d’un item à un client
    • Bouton  »XML » : vérifiez via Internet la disponibilité de l’item chez vos fournisseurs
    • PMIX : ???
    • TRSP : inscrivez le montant attribué au frais de transport
  7. Onglet  »MÉMO »
    • Interne : inscrivez un mémo qui apparaîtra seulement à l’interne, dans la soumission du client
    • Livraison : inscrivez un mémo qui apparaîtra sur le bon de livraison
    • Fichier : importez un fichier que vous désirez associé à la soumission s’il y a lieu
  8. Onglet « DÉPÔT »
    • Mode de paiement : choisissez le mode de paiement qui s’applique à cette soumission
    • Description : s’affiche automatiquement
    • Carte de crédit : inscrivez le numéro de carte de crédit du client s’il y a lieu
    • Expiration : inscrivez la date d’expiration de la carte de crédit du client s’il y a lieu
    • Autorisation : inscrivez le numéro d’autorisation associé à la transaction – cette information est obligatoire pour transformer une soumission en commande
  9. Onglet  »NOTES »
    • Inscrivez des notes manuellement relatives à la soumission
    • Programmez un rappel concernant la soumission – un courriel vous sera envoyé à la date et à l’heure du rappel
  10. Bouton  »COPIE »
    • Effectuer une copie de la soumission
    • Les informations peuvent être modifiées pour être attribuées à la nouvelle soumission
  11. Bouton  »IMPRIMANTE » (1)
    • Effectuez la configuration de l’imprimante ???
  12. Bouton  »IMPRIMANTE » (2)
    • Visualisez la soumission
    • Imprimez la soumission
    • Envoyez la soumission par courriel
  13. Bouton  »IMPORT EXCEL »
    • Importez les données de la soumission dans Excel
  14. Bouton  »IMPORT »
    • Importez la soumission en  »archive » et inscrivez une raison de cet archivage si désiré – la soumission peut être consultée en tout temps
  15. Bouton  »EXPORT »
    • Transformez la soumission en commande ou en facture

CONSULTATION D’UNE SOUMISSION

  1. Menu  »CONSULTATION »
  2. Menu  »SOUMISSIONS »
    • Un menu affiche toutes les soumissions en historique pour vos comptes
    • Recherchez la soumission désirée via les différents filtres
    • Double-cliquez sur une soumission pour visualiser les détails

 

3.3.Commandes-clients

La commande client est l’information qui sera acheminée directement au département des achats pour son traitement. Les données qui se retrouvent sont les mêmes que la soumission.

Une commande peut être créée ou consultée.

  1. Menu  »INVENTAIRE »
  2. Menu  »CLIENTS »
  3. Menu  »COMMANDES-CLIENTS »
  4. Utilisez le bouton  »PAGE BLANCHE » pour créer une nouvelle commande client
  5. Onglet  »EN-TÊTE »
    • Numéro : un numéro de commande est attribué automatiquement
    • Vous pouvez créer une soumission en utilisant l’une des options suivantes :
      • Bouton  »IMPORTATION »: importez une soumission archivée
      • Bouton  »IMPORT FICHIER » : importez un fichier de commande
      • Remplir les champs manuellement
    • Numéro de soumission : importez une soumission
      • utilisez n’importe quelle touche du clavier pour obtenir le menu déroulant des soumissions non archivées OU
      • entrez manuellement un numéro de panier
    • Numéro de PO : indiquez le numéro de commande du client
    • Date : entrez la date manuellement ou double-cliquez pour obtenir le menu des dates
    • Description : attribuez une description à la soumission
    • Validité : ???
    • Statut : À DÉTERMINER
    • État : déterminez l’état de la demande
    • Source : indiquez d’où proviennent les coordonnées du client
    • Projet ???
    • Client : indiquez à quel client la commande est faite – l’adresse de facturation s’affiche automatiquement
      • utilisez n’importe quelle touche du clavier pour obtenir le menu déroulant des clients déjà créés OU
      • tapez  »-XXXXX » et entrez des informations personnalisées
    • Facturation : le nom du client et l’adresse de facturation peuvent être changé manuellement ?????
    • Livraison : indiquez l’adresse de livraison du client
      • Même : l’adresse de livraison est la même que l’adresse de facturation
      • Client : permet de choisir l’adresse d’un autre client
      • Autre : une adresse peut être entrer manuellement
      • Menu ‘Adresse’ : sélectionnez une adresse différente OU créez une succursale
    • Contact : sélectionnez un contact dans le menu déroulant – le numéro de téléphone s’affiche automatiquement
    • Livraison : choisissez un mode de livraison dans le menu déroulant
    • Numéro client ? : indiquez le numéro de compte du transporteur du client s’il y a lieu
    • Vendeur : le nom de l’usager qui a fait la commande s’affiche automatiquement
    • Vendeur externe : sélectionnez le vendeur associé
    • Entrepôt : choisissez votre entrepôt ???
    • Commis : le nom de l’usager qui a fait la commande s’affiche automatiquement
    • Taxation : l’information se met à jour automatiquement selon l’adresse de facturation
    • Devise : l’information se met à jour automatiquement
    • Département : ???
    • Termes : choisissez le terme de paiement dans le menu déroulant
  6. Onglet  »DÉTAILS »
    • Item : sélectionnez l’item soumissionné
      • utilisez les jumelles et faites la recherche avec les critères demandés OU
      • tapez un terme dans la ligne respective – plus il y a d’informations entrées, plus la recherche sera précise ?? OU
      • tapez -XXXXX pour entrer un item qui n’est pas dans l’inventaire – toutes les données devront être entrer manuellement
      • inscrivez  »?note » pour inscrire une note qui peut être vue seulement à l’interne et qui ne sera jamais imprimée
    • Cmd : entrez la quantité
    • Item BUILT-IN ?????
    • Disponibilité : inscrivez l’information sur la disponibilité de l’item, ainsi que la date attendue s’il y a lieu – les données à jour sur l’inventaire sont indiquées dans le carré gris
      • Cliquez sur le bouton  »XML » pour faire une recherche chez les fournisseurs
    • Réclamation : indiquez si la commande peut être associée à une réclamation
    • Dans le carré blanc : ???
    • Prix spécifique : déterminez le prix à lequel vous vendez le produit ainsi que sa période de validité – la ligne est d’une couleur différente pour confirmer que c’est un prix spécifique
    • Bouton  »ITEM » : accès ou non au vendeur pour modifier les infos ?
    • Bouton  »CON ITEM » : consultez les informations d’un item
    • Bouton  »H ACHAT » : visualisez l’historique d’achat de l’item
    • PMIX : ???
    • TRSP : inscrivez le montant attribué au frais de transport
  7. Onglet  »MÉMO »
    • Mémo : inscrivez un mémo qui pourra être vu seulement par l’usager
    • Interne : inscrivez un mémo qui apparaîtra seulement à l’interne, dans la commande du client
    • Livraison : inscrivez un mémo qui apparaîtra sur le bon de livraison
    • Fichier : importez un fichier que vous désirez associer à la commande s’il y a lieu
  8. Onglet « DÉPÔT »
    • Utilisez cet onglet si le client a effectué un dépôt contre la commande
    • Mode de paiement : choisissez le mode de paiement qui s’applique à cette commande
    • Description : s’affiche automatiquement
    • Carte de crédit : inscrivez le numéro de carte de crédit du client s’il y a lieu
    • Expiration : inscrivez la date d’expiration de la carte de crédit du client s’il y a lieu
    • Autorisation : inscrivez le numéro d’autorisation associé à la transaction – cette information est obligatoire pour envoyer la commande au département des achats
  9. Onglet  »NOTES »
    • Inscrivez des notes manuellement relatives à la commande
    • Programmez un rappel concernant la commande – un courriel vous sera envoyé à la date et à l’heure du rappel
  10. Bouton  »COPIE »
    • Effectuer une copie de la commande
    • Les informations peuvent être modifiées pour être attribuées à la nouvelle commande
  11. Bouton  »IMPRIMANTE » (1)
    • Effectuez la configuration de l’imprimante ???
  12. Bouton  »IMPRIMANTE » (2)
    • Visualisez la commande
    • Imprimez la commande
    • Envoyez la commande par courriel
  13. Bouton  »IMPORT EXCEL »
    • Importez les données de la commande dans Excel
  14. Bouton  »IMPORT » ??
  15. Bouton  »EXPORT »
    • Transformez la commande en facture ???
  16. Bouton  »PORTE ET FLÈCHE DE SORTIE » ?
    • Envoyez la commande directement au département des achats

CONSULTATION D’UNE COMMANDE CLIENT

  1. Menu  »CONSULTATION »
  2. Menu  »COMMANDES-CLIENTS »
    • Un menu affiche toutes les commandes-clients en historique pour vos comptes
    • Recherchez la commande désirée via les différents filtres
    • Double-cliquez sur une commande pour visualiser les détails

 

4.Approvisionnements

4.1.Commande d'achats

Tout ce qui est nécessaire pour placer une commande chez les fournisseurs

4.2.Produits

4.3.Réception de marchandise

4.4.Facturation

Une facture peut être créée avec ou sans la sélection d’une commande client

  1. Menu  »INVENTAIRE »
  2. Menu  »CLIENTS »
  3. Menu  »FACTURES »
  4. Utilisez le bouton  »PAGE BLANCHE » pour créer une nouvelle facture
  5. Onglet  »EN-TÊTE
    • Numéro : un numéro de facture est attribué automatiquement
    • Date : la date du jour s’affiche automatiquement
    • Commande : importez un numéro de commande
      • utilisez n’importe quelle touche du clavier pour obtenir le menu déroulant des commandes, et double-cliquez sur la commande désirée – une recherche peut être effectuée à l’aide des différentes colonnes
      • entrez manuellement un numéro de commande

Utiliser ce menu pour voir les détails de toutes factures clients historique pour vos comptes.

5.Administration

5.1.Comptes à recevoir

5.2.Comptes à payer

6.Fournisseurs

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